疫情催促企业用云技术实行远程办公

云技术崛起是远程办公的一大推动力。早在疫情来袭之前，一些企业已开始利用云技术简化工作流程，却常常因为员工太习惯固有模式而难以发挥潜能。

本地室内设计公司IDV Asia最近聘请了一名菲律宾籍工程师，参与家具制造自动化的工作。因为冠病疫情的关系，这名工程师没有来新加坡就职，而是在家乡远程办公。

随着企业在疫情期间把员工之间的合作搬上网，除了本地员工可以实现在家办公，人在外国的员工也可完成本地业务所需的工作，把远程办公的范围进一步扩大。

IDV Asia创办人兼总裁周俊光（52岁）接受《联合早报》访问时说，国际边境仍未开放，加上外来人力政策收紧，企业为聘请本地员工激烈竞争，因此公司不得不改变招聘策略。

“在吸引其他国家的人才方面，人事部须扮演更具战略意义的角色，而不只是从邻国引进人才，把人接来本地工作。”

根据管理咨询跨国企业麦肯锡去年9月发布的调查，在800名来自全球各地的高管中，85％在疫情期间加速了员工交流与合作的数码化进程，其中45％属于显著加速，比供应链或销售渠道数码化的比率高。

这意味着员工不一定要处于同个办公室、甚至是同个国家才能共事。周俊光说，除了在外国远程办公的这名工程师，公司也在探讨聘请远程行政人员、设计师与工料测量师。

他说，考虑到分配给这名工程师的工作量不多，公司目前是以短期合约聘请他，按工作量发薪水，并且不限制他接其他公司的案子。如有需要，公司不排除日后聘请固定的远程员工。

云技术崛起是远程办公的一大推动力。早在疫情来袭之前，一些企业已开始利用云技术简化工作流程，却常常由于员工太习惯固有模式而难以发挥潜能，可说是万事俱备，只欠东风。

本地服装制造商励勤集团营运总监李树钢（43岁）说，公司去年终于把八九成的内部工作搬到云端。反观2016年至2019年，员工抗拒改变，管理层也不想打乱运作，只有三成工作是在云端完成。

李树钢举追踪项目进度为例说，员工以往会把进度记录在Excel电子数据表中，再电邮相关人士，每次有新进展就得重复这个动作，不仅耗时，收件人有时还会弄乱最新的文件。

把项目管理搬到云端后，大家只须到平台上修改与调阅唯一一份文件，大大提升了合作效率。疫情期间，管理层不能到印度尼西亚的成衣缝制厂去，所幸云端运作使远程办公水到渠成。

李树钢说：“如果没有把工作流程数码化，要监督地方办事处和工厂的运作会非常困难。”

事实上，能在疫情期间迅速转型的企业都是经过长年累月推动数码化的积累才能做到。

本地瓶中景植物零售商The Green Capsule也是在疫情的迫使下踏上了数码化这条漫漫长路。公司去年在病毒阻断措施导致店面关闭时完善了网购平台，虽然接到许多订单，人手却不胜负荷。

这家小企业的老板林俊崧（38岁）是亲自处理网上订单，他得通知员工制作瓶中景，以及安排送货。他回忆说，去年圣诞节期间订单不断涌入，差点“做到疯掉”。

公司有两家店面，三个全职员工，仍有许多工作需要林俊崧亲力亲为。他说，虽然网上销售平台能记录客户群的特征，但他无暇梳理数据，未能利用数据制定行销策略。

“很多人对数码化有许多误解，以为实行数码化后就什么都不用做了，但这只是打开另一个世界的大门，你必须走入那个世界，去发掘其中的巨大潜能。”