新加坡账簿保存期限：5年规则、起算点与管理账（2026）

Published: 18 October 2026 · Reviewed by Ray Tay, Co-Founder & Managing Director, VIVOS PTE. LTD. (ACRA Filing Agent FA20240323 · MOM EA Licence 24S2425)

在新加坡，公司的会计账簿、原始凭证、银行月结单及其他与业务相关的交易记录，法定保存期限至少为5年。这一期限同时来自两套规则：《公司法》要求自交易完成所在财政年度结束后起算，新加坡国内税务局（IRAS）则要求自相关估税年度（Year of Assessment，YA）起算。两者起算点不同，实际应保存到哪一天，取决于公司的财政年度安排。此外，公司停业、取消GST注册或被注销后，这项义务也不会随之结束。下文依次说明法律依据、保存清单、特殊情形下的责任归属、电子化保存的注意事项，以及经常一并被问到的“管理账报表”问题。

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妥善管理账簿与税务记录

VIVOS提供会计、税务及公司秘书服务，协助新加坡企业应对合规要求并管理业务记录。

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TL;DR

新加坡公司须将会计记录与原始凭证保存至少5年：ACRA按财政年度结束日起算，IRAS按相关估税年度起算，实务上应以较晚的日期为准。
须保存的范围不限于账簿，还包括发票、收据、银行月结单、合同、工资记录及会计附表。
停业、取消GST注册、注销或清盘后，保存义务继续有效，责任转移至原公司高级职员或清算人。
更换会计软件时，无须迁移旧数据，但须确保旧系统中的原始交易记录在整个保存期内可以调取。
管理账报表不属于法定申报文件，但定期编制可以显著降低年终法定账目与税务申报出错的风险。

两套规则，同一个“5年”，不同的起算点

许多创业者只记住“保存5年”，却忽略了5年从哪一天开始计算。新加坡的账簿保存要求主要来自《公司法》与《所得税法》（GST注册企业另受《商品及服务税法》约束），各自的起算逻辑如下表所示。

规则来源	主管机构	保存期限	起算点
《公司法》董事职责	ACRA	至少5年	交易或业务完成所在财政年度结束之后
《所得税法》（1947年）第67条	IRAS	5年	相关收入所属的估税年度
公司所得税记录保存要求	IRAS	至少5年	相关估税年度
GST注册企业	IRAS	至少5年	会计期间结束

依据如下：ACRA在其董事职责与主要义务说明中列明，所有公司须在交易完成所在财政年度结束后至少保存记录五年，并确保记录可用于编制财务报表；《所得税法》第67条规定，从事贸易、业务或专业的人士须将足够的记录妥善保存5年，自相关收入所属的估税年度起算；IRAS的公司所得税记录保存要求同样以相关估税年度为起点；GST注册企业则须按IRAS的GST记录保存指引，自会计期间结束起至少保存5年。

一个按日历推算的例子

假设一家私人有限公司的财政年度为2025年1月1日至2025年12月31日：

按《公司法》计算：财政年度于2025年12月31日结束，相关记录至少应保存至2030年12月31日之后。
按所得税规则计算：2025财政年度的收入在2026估税年度申报，记录须自2026估税年度起保存5年，实务上一般理解为至少保存至2031年底。
实务结论：两者相差约一年，公司应按较晚的日期安排销毁时间，即2031年底之前不应处理2025财政年度的任何记录。

若公司采用非日历财政年度（例如截至每年3月31日或6月30日），推算方法相同，但对应的估税年度需逐年核对。对于正在使用延长首个财政年度、或曾变更财政年度结束日的公司，更应在会计系统中为每一批记录标注“最早可销毁日期”，而不是笼统地按“5年前”处理。

涉及长期结转项目时的补充要求

IRAS在非GST注册企业记录保存电子税务指南（e-Tax Guide）中，在5年基本要求之外，另行针对公司和有限责任合伙列出了税务方面的补充保存要求。若公司存在跨多个年度结转的税务项目（例如未用完的亏损或资本减免），建议对照指南原文确认相关支持文件的保存时间，必要时由税务顾问逐项评估，而不是在5年届满后一律销毁。

需要保存哪些记录

IRAS要求公司保存的范围包括原始凭证、会计记录与附表、银行月结单，以及与业务相关的任何其他交易记录，见IRAS记录保存要求。对自雇人士与合伙企业，IRAS在妥善保存记录与账目的指引中同样强调，记录须能以发票、收据、凭单及其他支持文件佐证。按实务分类，一家新加坡公司通常应保存以下几类资料：

一、原始凭证

销售发票、收据、收银记录及贷项/借项通知单
采购发票、供应商账单及付款凭证
进出口文件，例如交货单、提单、空运单及许可证
与客户、供应商签订的合同或协议，以及租赁合同

二、会计记录

总分类账、日记账、明细账
试算平衡表、年度财务报表及相关附表
固定资产登记册及折旧计算表
存货记录，包括自用或赠送的存货明细

三、银行与资金记录

所有公司账户的银行月结单
银行对账调节表
贷款、融资及股东往来款项的支持文件

四、人事与薪酬记录

工资单、薪酬汇总、公积金（CPF）缴纳记录
雇员报销申请及审批记录

五、税务记录

公司所得税申报表（Form C或Form C-S）及税务计算表
GST申报表、GST控制账户调节表及进项税申索支持文件（GST注册企业适用）

需要特别说明的是，银行月结单本身并不足以构成“妥善的会计记录”。月结单只能证明款项流动，无法说明交易性质、对方身份及商业目的。IRAS审查费用申索时，通常需要发票、合同及内部审批记录共同佐证；仅有月结单的支出，存在被否决扣除的风险。公司在设计会计科目时若已考虑凭证归档的对应关系，后续的检索与举证会更为顺畅，相关方法可参考我们的新加坡会计科目表设计与ACRA映射指南。

停业、注销或清盘之后，保存义务仍然存在

不少外国创始人认为，公司停止营业或完成注销后，合规义务即自动终止。这一理解并不正确。

停业或取消GST注册：IRAS在GST注册企业的责任说明中明确，所有业务与会计记录须保存至少5年，即使企业已停止营业或已取消GST注册亦然。
公司被注销（strike off）：根据IRAS记录保存要求，在公司解散前一刻担任高级职员的人士，须确保公司账簿与文件自解散之日起保存5年。
公司清盘（winding up）：同一页面说明，清算人须负责在相同期限内保存相关账簿与文件。

ACRA此前就《公司法》、《有限责任合伙法》及《会计师法》修订发起的公众咨询中，亦提出将清算人保存已清盘公司记录的期限由两年延长至五年，并要求被注销公司及LLP的高级职员、合伙人或经理保存会计记录及受益所有人登记册。这一方向表明，监管机构对注销后记录可追溯性的要求正在收紧。

对计划结束新加坡业务的创始人而言，实务上应在申请注销前完成以下安排：确定由哪位原董事或秘书负责保管记录；将纸质文件扫描归档并确认电子文件可读；保留会计软件的访问权限或导出完整数据；并以书面形式记录保管地点与联系人，以便日后应对IRAS的查询。

电子化保存与更换会计软件

新加坡法律并未强制企业使用电子记账系统，但IRAS在记录保存要求中鼓励企业采用电子化记录与会计软件，以降低人力成本、简化5年期内的记录维护，并减少税务申索在审查中被否决的风险。对于GST注册企业，电子系统也便于定期申报及GST控制账户的调节。

采用电子化保存时，应关注以下几点：

完整性与可读性：扫描件或电子发票须清晰、完整，在整个保存期内可以打开和打印。
可追溯的修改痕迹：会计系统应能记录谁在何时修改了哪一笔分录。关于业务系统中审计日志的作用与设置思路，可参考这篇关于业务系统审计日志的管理者指南。
备份与访问权限：云端系统应设定定期导出与离线备份，避免因订阅终止或供应商变更而失去访问权。
凭证与分录的关联：每笔分录应能直接链接至对应的发票或收据，而不是将凭证单独堆放在共享文件夹中。

更换会计软件时，IRAS说明公司并无义务将旧软件中的交易迁移至新软件，但必须在5年保存期内继续保留旧系统的原始会计交易及相关凭证，并能够随时调取。常见的风险是：公司在切换系统后停止支付旧软件订阅费，旧账套随即无法登录，而导出的仅是汇总报表而非逐笔交易明细。较稳妥的做法是在切换前导出完整的总账明细、凭证附件及审计日志，并以通用格式另行存档。

管理账报表：法律不强制，却决定年终申报的质量

读者在查询保存期限时，常会一并问到“管理账报表”（management accounts）是否属于法定要求。两类报表的区别如下：

比较项目	法定账目（statutory accounts）	管理账报表（management accounts）
是否法律强制	是	否
编制频率	每个财政年度一次	通常按月或按季度
使用对象	ACRA、IRAS、股东	董事及管理层
主要内容	财务状况表、损益表、现金流量表及附注	损益、现金流、应收应付账龄、预算对比及关键指标
作用	回顾性合规申报	前瞻性经营决策

法定账目在财政年度结束后数月才完成，主要用于向监管机构说明已经发生的情况；管理账报表则让董事在年度中段就能看到利润率、现金余额和费用结构的变化。从记录保存的角度看，定期编制管理账还有一个直接好处：每月对账时即可发现缺失的发票、未分类的银行流水或重复入账的费用，而不是等到年终审计或税务申报时才集中补救。届时距离交易发生已近一年，补取凭证的难度明显增加。

一份适合中小企业的月度管理账通常包括：当月及累计损益表、资产负债简表、现金流概览、应收账款与应付账款账龄分析、实际与预算对比，以及少量与业务相关的关键指标（例如毛利率、客户回款天数）。管理账本身也属于会计记录的一部分，建议与其他记录一并按5年以上的期限保存。管理账与年度税务申报之间的衔接，可参考我们整理的新加坡公司税申报流程与时间表。

未妥善保存记录的后果

未能妥善保存记录的直接后果，是企业无法支持其申报内容。IRAS在GST记录保存指引中指出，若未能妥善保存记录，企业将无法支持其GST申报，并可能被处以罚款。就所得税而言，缺乏凭证支持的费用可能在审查中被否决扣除，从而导致补税及相应罚则；严重情况下还可能涉及刑事责任。

IRAS在2025年11月公布的一宗逃税定罪案件中，再次提醒所有纳税人妥善保存所有应税交易的记录与账目，并重申所得税相关记录须自相关估税年度起保存5年。对董事而言，《公司法》下的保存义务属于董事职责的一部分，违规可能引致针对个人的执法行动。

对于持牌或受监管行业的公司，监管机构的检查范围往往超出税务层面，记录保存与会计支持的要求也更高，相关做法可参考这篇受监管公司会计支持指南（2026），其中讨论了账簿保存如何支持税务申报、费用申索举证以及应对监管审查。

我们的观点

我们在协助国际创业者管理新加坡公司的过程中观察到，记录保存方面的问题很少出在“不知道要保存5年”，而是出在三个更具体的环节：第一，创始人身处海外，发票和合同分散在个人邮箱、聊天软件和不同国家的银行账户中，年终才集中整理；第二，公司在成长过程中更换会计软件或服务商，旧账套的访问权随之丢失；第三，计划注销时，没有人被明确指定为记录保管人。

因此，我们主张从公司设立之日起就把日常记账与法定申报要求连接起来：每一笔交易在入账时即附上凭证，每月完成银行对账并出具管理账，每年在申报前核对哪些记录已超过ACRA与IRAS两套起算点中较晚的那一个。这样，无论公司是扩张、融资还是退出，底层文件都经得起审查。我们的团队成员本身均为创业者出身，直接参与客户事务，没有中间层级，也不提供模糊建议，这正是我们处理此类跨境合规问题的方式。

— Ray

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